Прием наличных и безналичных и... ...хранение отчетов и контрольных лент
Торговая организация имеет магазин, в котором используется кассовое оборудование. Где и как долго должны храниться отчеты и контрольные ленты, формируемые кассовым оборудованием? Какими нормативными правовыми актами установлено место, сроки и ответственность за их хранение? Какие из перечисленных документов содержат в своем составе информацию о кассире, дате и времени начала работы на кассовом оборудовании и сумме выручки? Какие документы могут являться подтверждением факта утраты, уничтожения указанных документов?
В соответствии с п. 18 Положения № 924/16 по окончании рабочего дня (смены) или по требованию проверяющих на момент проверки кассир обязан вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:
– контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно;
– суточный (сменный) отчет (Z-отчет).
Согласно п. 14 Положения № 924/16 записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием, вносятся в книгу кассира ежедневно в хронологическом порядке на основании показаний такого оборудования и подтверждающих документов.
На основании п. 21 Положения № 924/16 срок хранения контрольных лент, суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) составляет 12 месяцев со дня их формирования. При этом нормами Положения № 924/16 не установлены требования относительно мест и иных условий хранения таких отчетов и лент, поэтому субъект хозяйствования самостоятельно определяет условия, обеспечивающие сохранность документов в течение предусмотренного законодательством срока.
После истечения срока хранения субъект хозяйствования вправе уничтожить указанные документы в общем порядке уничтожения документов с истекшими сроками хранения (глава 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция). Уничтожение, утрата документов подтверждается документами, соответствующими причинам их уничтожения, утраты. Например, порядок уничтожения организациями документов с истекшими сроками хранения регламентирован Инструкцией. В таком случае составляется акт. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Указанный порядок вправе применять также и ИП.
За уничтожение до истечения установленных сроков хранения, а также за необеспечение сохранности, повлекшее утрату, данных документов, предусмотрена ответственность в соответствии с ч.ч. 2 и 3 ст. 12.1 КоАП. Так, согласно ч. 2 ст. 12.1 КоАП уничтожение должностным лицом юридического лица или ИП бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин.
Частью 3 ст. 12.1 КоАП предусмотрено, что необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или ИП бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин.
В соответствии с госстандартами серии СТБ 1364, устанавливающими требования к кассовому оборудованию, на чеке и контрольной ленте в обязательном порядке печатается в т.ч. следующая информация: дата и время оформления (печати) чека продажи; сумма по каждой продаже (услуге); общая сумма продаж (услуг); идентификатор кассира; вид платежного средства.
Условные обозначения, принятые для идентификации кассовых операций в контрольной ленте, должны быть приведены в эксплуатационной документации на кассовое оборудование.
Кассовым оборудованием формируются, в частности, суточный (сменный) отчет (Z-отчет), сменный отчет без гашения (Х-отчет), которые содержат в т.ч. дату и время открытия смены, дату и время формирования (печати) отчета, сумму продаж по каждому виду платежного средства, итог сменных продаж, количество платежных документов.
Отдел налогообложения "ЭГ"
