Командировки в пределах Беларуси. Аванс на аренду квартиры
Руководитель организации (Могилев) согласно своему приказу направляется в служебную командировку в Минск на 3 дня, с 16 по 18 мая 2016 г. Во время нахождения в служебной командировке в Минске руководитель планирует проживать в квартире, которую будет снимать по договору у ИП.
Должна ли организация выдать руководителю аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения (квартиры)? Если да, то в каком размере? При расчете суммы аванса имеет ли значение количество комнат в снимаемой квартире? Какие документы должен предоставить руководитель в бухгалтерию организации для подтверждения расходов по найму жилого помещения у ИП?
Да, аванс следует выдать.
Согласно п. 7 Инструкции № 35 не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату командировочных расходов, в т.ч. по найму жилого помещения.
В соответствии с п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости 1-местного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории) на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством РБ при оказании услуг и расчетах за них.
Возмещение расходов по найму жилого помещения у ИП производится по аналогии с их возмещением при проживании в гостинице. Другими словами, возмещению подлежат расходы по найму у ИП: 1-комнатной квартиры либо 1 комнаты в квартире.
Учитывая изложенное, в случае найма многокомнатной квартиры у ИП организация должна выдать руководителю аванс для ее оплаты в размере, не превышающем стоимость 1-местного гостиничного номера. Стоимость простого 1-местного номера рекомендуется определять исходя из его стоимости в гостинице, расположенной в месте командирования на незначительном расстоянии от квартиры, снимаемой у ИП. При найме 1-комнатной квартиры (либо 1 комнаты в квартире) у ИП аванс на ее оплату следует выдавать в размере предполагаемых расходов.
Нормами Инструкции № 35 не конкретизирован перечень документов, подтверждающих расходы при найме жилья у ИП.
В соответствии со ст. 66 Жилищного кодекса при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания, заключается договор найма (поднайма) жилого помещения. Этот договор считается заключенным с момента, определенного в нем, и составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у наймодателя, второй – у нанимателя.
При оказании ИП услуг по сдаче внаем квартир он обязан в подтверждение принятия сумм наличных денежных средств выдать потребителю этих услуг:
– в случае использования кассового оборудования – платежный документ, подтверждающий оплату оказанной услуги (п. 17 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утв. постановлением Совмина и Нацбанка от 6.07.2011 № 924/16, далее – Положение № 924/16);
– если кассовое оборудование не применяется – квитанцию о приеме наличных денежных средств с отражением в приходном кассовом ордере (подп. 31.20 п. 31, п. 32 Положения № 924/16).
Таким образом, для возмещения руководителю расходов по найму жилого помещения (квартиры) у ИП в пределах установленных законодательством норм он должен предоставить в бухгалтерию организации подлинные документы: заключенный с ИП договор о найме квартиры, а также чек кассового аппарата либо квитанцию к приходному кассовому ордеру.
