Электронный счет-фактура: порядок подготовки и применения

Министерство по налогам и сборам письмом от 6.04.2016 № 2-1-9/02121 в связи с внедрением на территории РБ механизма функционирования электронных счетов-фактур по НДС (далее – ЭСЧФ) разъяснило следующее.

С 1 июля 2016 г. ЭСЧФ будет являться обязательным электронным документом для всех плательщиков НДС, у которых возникает объект обложения НДС, включая обязанность исчисления НДС в соответствии с положениями ст. 92 НК либо обязанность выставления (на­правления) ЭСЧФ в соответствии с положениями ст. 106¹ НК, служащим основанием для осуществления расчетов по НДС между продавцом и покупателем и принятия к вычету сумм НДС (п. 1 ст. 106¹ НК, в редакции, вступающей в силу с 1.07.2016 г).

Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с 1.07.2016 г. с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (далее – Портал), являющегося информационным ресурсом МНС (п. 3 ст. 106¹ НК).

Выставление (направление) ЭСЧФ должно будет осуществляться плательщиками с 1.07.2016 г. по отгруженным (переданным, ввезенным) с 1.07.2016 г. товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) по первому сроку 5 августа 2016 г.

Направление продавцами ЭСЧФ осуществляется при условии их подписания в установленном порядке ЭЦП. В свою очередь, покупатель примет к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС после подписания полученной ЭСЧФ ЭЦП.

Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП)), выдаваемому удостоверяющими центрами:

– РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям и г. Минску;

– Государственной системы управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».

Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации (расчеты)) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученных в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не потребуется.

Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП, т.к. авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.

На сайте МНС www.nalog.gov.by создан раздел «Элект­ронные счета-фактуры», где размещены материалы по вопросу работы с ЭСЧФ, в частности:

– форма ЭСЧФ;

– описание xml-схемы для ЭСЧФ, правила заполнения форм;

– руководство пользователя субъекта хозяйствования;

– описание web-сервиса для подачи на Портал, перечень контролей реквизитов ЭСЧФ;

– проект постановления МНС «Об утверждении формы и формата электронного счета-фактуры по НДС, порядка его создания (заполнения), выставления (на­правления), получения, подписания и хранения»;

– актуальные вопросы по механизму обращения ЭСЧФ;

– иная актуальная информация.

При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность создания ЭСЧФ одним из следующих способов:

а) заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);

б) загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;

в) осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учет­ной (бухгалтерской) системы.

При выборе плательщиком способа создания ЭСЧФ непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы на Портал (способ «в») ему необходимо доработать учет­ные (бухгалтерские) системы на предмет:

– формирования ЭСЧФ в виде xml-файла утвержденной МНС структуры на основе первичных учетных документов;

– подписания ЭСЧФ ЭЦП;

– обращения к веб-сервису, который передает сфор­мированный файл на Портал;

– получения и обработки сообщения Портала о приеме ЭСЧФ.

В целях снижения затрат на администрирование ЭСЧФ (как материальных, так и трудовых) наиболее предпочтительным видится именно способ «в», при котором ЭСЧФ будут в автоматическом режиме создаваться на основе учетных данных, которые в основном уже вводятся в учетную систему. Указанное означает, что при таком способе администрирования ЭСЧФ не по­требуется значительных расходов плательщиков, а за­траты на доработку программного обеспечения будут зависеть от объемов учетных данных каждого плательщика.

Внедрение механизма функционирования ЭСЧФ позволит плательщикам:

– исключить недостоверность первичных учетных документов, минимизировать ошибки, поскольку заполнение ЭСЧФ будет интегрировано с учетной системой плательщика;

– минимизировать налоговые риски добросовестных плательщиков, выявление на раннем этапе сделки с коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, включенными в реестр коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере;

– представлять налоговые декларации (расчеты) с внесенными изменениями и (или) дополнениями по выявленным в результате проведения налоговыми органами камерального контроля ошибкам без применения мер административной ответственности.

Дополнительно информируем, что в настоящее время проходит опытная эксплуатация АИС «Электронные счета-фактуры», к которой могут быть подключены плательщики, чье техническое оснащение рабочих мест пользователей удовлетворяет следующим требованиям:

– процессор Intel Pentium 2 Ггц, оперативная память 2 Гб, жесткий диск 720 Mб, сетевая карта Ethernet 100.

– на компьютер пользователя должно быть установлено программное обеспечение: операционная система не ниже Microsoft Windows 7 Корпоративная Service Pack 1, интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше, программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс «Ком­плект Абонента АВЕСТ» (криптопровайдер AvCSP, пер­сональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).

МНС предлагает плательщикам, желающим принять участие в опытной эксплуатации, при соответствии рабочих мест ответственных исполнителей вышеуказанным техническим требованиям, направить электронные заявки в свободной форме на e-mail:LLD@nalog.gov.by с указанием своих контактных данных.